Sauf urgence, une convocation à l’assemblé générale est communiquée 15 jours au moins avant la date de l’assemblée générale,  à moins que le règlement de copropriété n’ait prévu un délai plus long.
La convocation doit indiquer le lieu, la date et l’heure de la réunion.

Mais que contient cette convocation ?

1- L’ordre du jour

Il doit être fixé en y indiquant la liste des points qui seront discutés et soumis au vote.

Il convient de noter que l’ordre du jour doit être complet car l’assemblée générale NE PEUT discuter sur un point qui ne figure pas à l’ordre du jour.
Dès lors, si un point doit être rajouté à l’ordre du jour (déjà envoyé), il faudra envoyer une nouvelle convocation pour autant que le délai de 15 jours puisse être respecté.

Le syndic doit inscrire à l’ordre du jour les propositions écrites des copropriétaires ou du conseil de copropriété, qu’il a reçues au moins trois semaines avant le premier jour du délai (fixé par les statuts de l’immeuble) au cours duquel l’assemblée générale ordinaire doit avoir lieu.
Si plusieurs demandes émanant de copropriétaires font double emploi, il apartient au syndic de les libeller dans l’ordre du jour de manière à tenir compte des nuances de chaque copropriétaire. Le syndic veillera à ne pas trahir la pensée d’un copropriétaire et le cas échéant joindra à la convocation la demande du copropriétaire.

La manière dont les différents points seront ordonnancés n’est pas précisée par la loi mais le syndic veillera à les classer selon un ordre logique et cohérant.
Dans ce cadre-là, certains auteurs préconisent de scinder l’ordre du jour en deux rubriques, en y indiquant d’abord l’ensemble des points qui seront soumis au vote de l’assemblée et ensuite ceux qui doivent être discutés mais qui ne sont pas soumis au vote.

Le syndic doit-il tenir compte des demandes émanant d’un occupant non- copropriétaire, tel un locataire ?
En vertu de l’article 577-8, §4, 8°du Code civil, le syndic a l’obligation de communiquer aux occupants de l’immeuble, par affichage dans un endroit bien visible dans les parties communes, la date de l’assemblée générale afin que ceux-ci puissent formuler leurs remarques ou poser des questions en ce qui concerne les parties communes. Le syndic doit donc transmettre ces remarques et questions à l’assemblée générale.

2- Les documents nécessaires aux points incrits à l’ordre du jour

La convocation doit également indiquer les modalités de consultation des documents relatifs aux points inscrits à l’ordre du jour, afin que les copropriétaires puissent avoir accès aux documents. 

Cette exigence n’a d’intérêt que si les documents ne sont pas joints à la convocation de l’assemblée générale.

3- L’envoi de la convocation

La convocation doit être adressée par courrier recommandé, à moins que les destinataires n’aient accepté individuellement ( !), explicitement et par écrit, de recevoir la convocation par un autre moyen de communication.

Les convocations doivent être adressées à la dernière adresse connue par le syndic. Dès lors, si un copropriétaire omet de communiquer au syndic son changement d’adresse, la convocation envoyée par le syndic à la dernière adresse connue sera valable.

La convocation doit être adressée aux copropriétaires eux-mêmes ou à leurs représentants légaux (par exemple : l’administrateur provisoire ou le tuteur).

Les frais de convocation aux assemblées générales sont des frais communs et doivent être supportés par l’ensemble des copropriétaires.