Les frais et charges sont l’ensemble des dépenses qui grèvent le bien loué.

L’article 1728ter du Code civil énonce que « sauf le cas où il a été expressément convenu que les frais et charges imposés au preneur sont fixés forfaitairement, ils doivent correspondre à des dépenses réelles. »

En pratique, quatre hypothèses sont possibles :

1) Les frais et charges peuvent être compris dans le loyer

Ainsi, certains baux prévoient un loyer charges comprises. Cette situation se retrouve souvent dans le cas de location de chambres ou flats meublés. Dans ce cas, il sera difficile de déterminer dans le loyer quelle part représente les charges et quelle part est le loyer.
Les charges seront indexées de la même façon  que le loyer.

2) Les frais et charges sont fixés forfaitairement dans un compte distinct du loyer

Dans ce cas, les frais et charges ne varieront pas en cours de bail sauf si le bail a prévu que le forfait sera indexé ou variera en cours de bail.
Ce système peut être désavantageux pour le bailleur car malgré une indexation ou une variation annuellement convenue dans le bail, les charges peuvent augmenter de manière plus conséquente et le bailleur risque donc d’être perdant.
De plus, il n’est pas à l’abri d’un locataire peu scrupuleux qui chaufferait les lieux loués de manière peu économe en laissant par exemple les fenêtres ouvertes ou qui ne signalerait pas une fuite d’eau.

3) Les frais et charges sont calculés sur base réelle dans un compte distinct du loyer

Dans ce cas, le bailleur devra fournir au locataire un relevé des frais et charges et devra produire la preuve de chaque frais ou charges compté au locataire.
Il est conseillé de lui fournir un relevé annuel.

Si le bailleur est propriétaire de la totalité de l’immeuble, il devra établir ce relevé sur base des dépenses qu’il a eues dans l’immeuble.
Par contre, si le bien loué se situe dans une copropriété, le bailleur établira son décompte sur base du relevé des dépenses et charges communiqués par le syndic.

Il peut arriver que le décompte du syndic sépare les frais à charge du locataire et ceux à charge du bailleur. Nous conseillons dans ce cas au bailleur de vérifier dans le bail signé par le locataire quels sont les frais qui peuvent être mis à sa charge. En effet, il pourrait y avoir de petites différences liées au fait que le syndic n’a pas connaissance des baux des différents locataires de l’immeuble.

4) Les frais et charges sont établis dans un compte distinct du loyer en partie sur base forfaitaire et en partie sur base réelle

Il s’agit ici d’une combinaison des deux dernières possibilités car il n’est pas toujours possible d’adopter un système de calcul de toutes les charges sur base réelle.

Il convient de noter que dans les deux derniers cas, il est vivement conseillé de prévoir dans le bail un acompte ou provision mensuel que le locataire versera en même temps que son loyer.
Un décompte annuel sera établi sur base des dépenses réelles et une régularisation soit en faveur du bailleur, soit en faveur du locataire interviendra.
Ce système présente l’avantage pour le locataire de ne pas devoir payer la totalité de ses charges locatives en une fois et ainsi de mieux répartir son budget. Il  permet aussi au bailleur de ne pas devoir avancer la totalité des frais et charges.

Est-il possible de revoir le système forfaitaire en cours de bail ou de demander la conversion en charges réelles ?

La loi a prévu cette possibilité dans le cadre d’un bail de résidence principale.
Ainsi, les parties pourront demander à tout moment au juge de paix, la révision des charges forfaitaires ou leur conversion en charges réelles. La révision ou conversion ne prendra effet que pour le futur. 

Si cette révision ou conversion a lieu de commun accord, il est recommandé aux parties de confirmer cet accord ans une convention écrite.

Dans le cadre des baux qui ne concernent pas la résidence principale du locataire, un accord écrit entre parties au sujet de la révision ou conversion est également possible à tout moment.

Les décomptes de charges

Vous rencontrez des difficultés à établir le décompte des charges du locataire ?
Le service juridique du SNPC-NEMS est à votre disposition pour l’établir pour vous.