Assemblée générale

Les mois de mars, avril et mai sont habituellement des périodes chargées dans l’agenda des syndics. De nombreuses copropriétés tiennent leur assemblée générale ordinaire à ces moments-là.
Dès l’annonce des mesures de confinement par nos autorités, les assemblées générales convoquées à partir du 16 mars n’ont pu se tenir dans la mesure où les règles de distance sociale ne peuvent être respectées.
Certaines assemblées générales dans de petites copropriétés (peu de lots) ont toutefois pu se tenir mais par écrit (virtuellement).

Un arrêté royal destiné à régler les effets du confinement a été publié le 9 avril 2020 au Moniteur belge :

« CHAPITRE 1er. - Des assemblées générales des copropriétaires
Section 1er. - Période durant laquelle les mesures du présent chapitre sont d'application
Article 1er. Les dispositions prévues dans le présent chapitre sont d'application durant la période du 10 mars 2020 jusqu'au 3 mai 2020 inclus. Le Roi peut, par arrêté délibéré en Conseil des ministres, adapter la date finale de cette période.
Section 2. - Report des assemblées générales et conséquences
Art. 2. Toutes les assemblées générales des copropriétaires visées aux articles 577-3 et suivants du Code civil qui, en raison des mesures de sécurité liées au pandémie Covid-19, ne peuvent avoir lieu durant la période visée à l'article 1er, doivent être tenues endéans un délai de cinq mois après l'expiration de cette période, sans préjudice de la possibilité prévue à l'article 577-6, § 11, du Code civil.
En cas de report de l'assemblée générale, la durée des mandats des syndics et des membres des conseils de copropriété nommés par décision de l'assemblée générale qui expirent durant la période visée à l'article 1er, est prolongée de plein droit jusqu'à la première assemblée générale qui sera tenue après cette période.
En cas de report de l'assemblée générale, durant la période visée à l'article 1er, et jusqu'à la première assemblée générale qui sera tenue après cette période, le contrat entre le syndic et l'association des copropriétaires est prolongé de plein droit. Le syndic exerce ses compétences conformément aux décisions de la dernière assemblée générale et en conformité avec le budget approuvé lors de cette assemblée.
En cas de report de l'assemblée générale, la durée de validité des missions et délégations de compétences confiées par l'assemblée générale au conseil de copropriété est prolongée jusqu'à la première assemblée générale des copropriétaires qui suit.
Section 3. - Entrée en vigueur
Art. 3. Le présent chapitre produit ses effets le 10 mars 2020. »

Que dit cet arrêté ?

• La période de confinement s’étend du 10 mars au 3 mai 2020.  Cette période pourrait être prolongée.
• Toutes les assemblées générales prévues durant la période de confinement sont reportées.  Ceci signifie que les assemblées générales pourront exceptionnellement avoir lieu en dehors de la quinzaine définie par les copropriétaires.
• L’assemblée générale devra se tenir dans les cinq mois qui suivent la fin de la période de confinement.  Il y a fort à parier que la majorité des assemblées générales qui devaient avoir lieu entre mi-mars et fin mai (juin ?) se tiendront vraisemblablement en septembre (si tout va bien).
• L’organisation d’une assemblée générale par procédure écrite reste possible.  Cette faculté est déjà prévue dans l’article 577-6, § 11 du Code civil.  Pour que cette procédure écrite soit valable (éventuellement soutenue par une vidéoconférence), deux critères (assez stricts) doivent être respectés : que tous les copropriétaires s’expriment par écrit et que tous les votes soient unanimes.  Dès lors qu’un copropriétaire ne répond pas au syndic ou qu’un copropriétaire vote différemment des autres, la décision ne sera pas adoptée et elle ne pourra pas  être consignée dans un procès-verbal.  Enfin, si l’assemblée générale doit se prononcer sur une décision entrainant la passation d’un acte authentique, la tenue d’une assemblée générale virtuelle n’est pas possible.  Dans tous ces cas-là, une réunion « physique » s’impose.
• La continuité tant du mandat du syndic que de celui des membres du conseil de copropriété est assurée jusqu’au moment où l’assemblée générale pourra effectivement avoir lieu.  Ces mandats sont prolongés de plein droit.
D’une manière générale et en dehors de toute période de confinement, il est d’ailleurs vivement recommandé de toujours préciser dans le procès-verbal d’assemblée générale que « L’assemblée générale décide de renouveler le mandat du syndic XX à une majorité de XX % des voix pour un an et/ou jusqu’ à la première assemblée générale ordinaire qui puisse valablement se tenir »

Est-il possible de tenir les assemblées générales par vidéoconférence ?

Le législateur ayant toujours délibérément opté pour une réunion physique en raison de son aspect social et de la difficulté d'atteindre tout le monde, les dispositions actuelles du Code civil ne prévoient pas la possibilité de réaliser une assemblée générale par vidéoconférence.  Cette solution technique pourrait toutefois être utilisée pour autant qu’elle aboutisse à l’adoption de décisions écrites et à l’unanimité, comme pour une assemblée générale virtuelle.  Il est important de souligner que pour que l’assemblée puisse valablement délibérer par vidéoconférence, il faut que l’accord des copropriétaires soit unanime (càd de tous les copropriétaires et non pas des seuls copropriétaires ayant participé à la vidéoconférence !).
Dans la pratique, tenir une assemblée générale par vidéoconférence ne semble praticable que dans les petites copropriétés (peu de lots).

Petits rappels sur la tenue des AG

Quinzaine /Date de l’AG :
• (Art 577-4, § 2, 3°) : « Le règlement d’ordre intérieur contient au moins : ... la période annuelle de quinze jours pendant laquelle se tient l'assemblée générale ordinaire de l'association des copropriétaires. »
• (Art. 577-6, § 2) : « Le syndic tient une assemblée générale au cours de la période fixée par le  règlement d’ordre intérieur ..»
Délai de convocation (Art 577-6, § 3) : « Sauf dans les cas d'urgence, la convocation est communiquée quinze jours au moins avant la date de l'assemblée. »
Assemblée générale virtuelle (Art 577-6, § 11) : « Les membres de l'association des copropriétaires peuvent prendre à l'unanimité et par écrit toutes les décisions relevant des compétences de l'assemblée générale, à l'exception de celles qui doivent être passées par acte authentique. Le syndic en dresse le procès-verbal. »


Finances

Dans l’attente de la tenue de l’assemblée générale qui se tiendra après la période de confinement, le budget du nouvel exercice comptable de l’association des copropriétaires est réputé égal à celui de l’exercice précédent.  Le syndic peut dès lors appeler les provisions correspondant à ce budget. 
Les copropriétaires ne sont pas en droit de suspendre le paiement de leurs charges de copropriété (provisions ou sommes dues suivant le décompte trimestriel transmis par le syndic).  Toutefois, un copropriétaire mis en difficulté financière par les mesures de confinement (perte de salaire) a tout intérêt à rapidement négocier un échéancier de paiement avec son syndic plutôt que de jouer à l’autruche.
Il ne faut pas oublier que les factures (assurance, concierge/nettoyage, combustible, dépannage, honoraires syndic, ...) continuent à être adressées aux associations de copropriétaires malgré le confinement.  Le syndic doit pouvoir les honorer à bonne date.
En ce qui concerne en particulier les honoraires du syndic, ceux portant sur les prestations ordinaires (forfait) sont dus dans la mesure où le syndic continue à assurer la gestion de l’association des copropriétaires tant sous l’angle de la gestion administrative (fournisseurs, contacts avec les copropriétaires/occupants, ...), technique (sinistre, intervention urgente ou conservatoire, ...) ou financière (décomptes trimestriels, envoi de rappels, suivi des paiements).  Par contre, les honoraires liés aux prestations complémentaires du syndic ne sont dus que si elles sont exécutées.  Ces prestations complémentaires seront vraisemblablement réduites durant la période du confinement.

Que faire si la chaudière rend l’âme ou que la toiture perce ?

Les dispositions actuelles du Code civil (Art 577-8, §4 4°) autorisent le syndic à accomplir tous actes conservatoires et tous actes d'administration provisoire.  Cela rentre dans la mission légale du syndic.    Ces actes conservatoires devront être ratifiés par la prochaine assemblée générale, à la majorité absolue des voix des copropriétaires présents ou représentés (Art 577-7, § 1er 1° b)
La difficulté pour le syndic, en cette période particulière de confinement, sera de trouver le corps de métier en mesure d’effectuer le chantier (distance sociale à respecter par les techniciens, rupture de stock de matériel, ...) à un prix de marché.

 

Par Valentine Gevers – Syndic PoliValent

 

Date : 
10/04/2020