Rappel : obligation d’enregistrement du bail d’habitation

L’enregistrement de tout bail, contrat de sous-location ou cession de bail concernant un bien immeuble situé en Belgique et exclusivement destiné au logement d’une famille ou d’une personne – soit les baux de résidence principale ou secondaire en ce compris les baux de chambres d’étudiants – doit avoir lieu dans les deux mois qui suivent la signature du contrat de bail.

Cet enregistrement est gratuit s’il est effectué dans le délai précité. S’il est enregistré tardivement, une amende de 25 € pourra être réclamée.

Pour pouvoir être enregistré, le contrat de bail doit comporter au moins les mentions suivantes :
• les noms, 1er et 2ème prénoms, lieu et date de naissance et adresse du bailleur ET du locataire ;
• si l’une des parties est une personne morale, sa dénomination sociale et son numéro d’inscription à la Banque Carrefour des Entreprises (BCE) doivent être mentionnés ;
• la date à laquelle la location prend cours ;
• le montant du loyer (le loyer et les charges) ;
• la situation (adresse) et la description du l’immeuble.

Nouveau : comment enregistrer le bail ?

Jusqu’au 31 décembre 2015, il était possible d’enregistrer le bail soit en se présentant au bureau d’enregistrement, soit en lui adressant le bail par courrier, par mail ou par fax.

Cependant, l’administration ne parvenait plus à absorber les nombreux documents envoyés par fax ou par email.

A partir du 1er janvier 2017, il n’y a plus que 3 possibilités pour le faire :

- Soit en expédiant par la poste 3 exemplaires des documents signés, au bureau d’enregistrement compétent. Le bailleur recevra par retour (patience …) un exemplaire du bail muni du cachet de l’enregistrement. Bien entendu, pendant ce temps, le bailleur ne peut démontrer le dépôt du bail à l’enregistrement, à moins d’envoyer le pli par recommandé !
- Soit en se rendant sur place, muni de 3 exemplaires des documents signés. Tous les exemplaires sont alors cachetés, un pour l’enregistrement et les deux autres remis au bailleur. Il en conservera un et remettra le second au locataire.
- Soit en utilisant l’application online MyRent. Il s’agit d’une application online du SPF Finances, sécurisée. Toutes les explications peuvent être obtenues sur http://finances.belgium.be/fr/E-services/MyRent

Quel bureau compétent ?

Le bureau d’enregistrement compétent est celui du territoire où se situe le bien loué. Il est généralement situé dans les locaux du Ministère des Finances.

Pour connaître le bureau territorialement compétent et toutes informations utiles (heures d’ouverture, numéro de téléphone, etc.), deux possibilités :

- Soit en appelant le numéro 0257-257 57 (call center du SPF Finances), chaque jour ouvrable entre 8h et 17h ;
- Soit en consultant le site http://ccff02.minfin.fgov.be/annucomp/welcomeMenu1Extend.do#resultaat, en y complétant le code postal de la commune concernée.