L’accès aux documents de la copropriété : quelles obligations pour le syndic ?
En vertu de l’article 577-8, § 4, 11° du Code civil, le syndic doit permettre aux copropriétaires d’avoir accès à tous les documents ou informations à caractère non privé relatifs à la copropriété.
La manière d’avoir accès à ces documents est définie soit dans le règlement de copropriété, soit par l’assemblée générale.
Le syndic doit également permettre de consulter les documents relatifs aux points qui sont inscrits à l’ordre du jour d’une assemblée générale suivant les modalités prévues dans la convocation.
A ce titre, il peut soit annexer une copie des documents lors de l’envoi de la convocation, soit indiquer dans la convocation la manière de les consulter.
Protection de la vie privée
Toutefois, l’accès aux documents de la copropriété est limité pour les copropriétaires ne faisant pas partie du Conseil de copropriété à ceux à caractère non-privé, le but étant de respecter la vie privée.
Ainsi, certains auteurs avaient dans un premier temps soulevé que la communication de certaines pièces telle que l’existence d’une procédure de recouvrement contre un copropriétaire ou d’une convention de médiation de dettes risquait d’y porter atteinte.
La Commission de la vie privée a toutefois estimé que chaque copropriétaire était en droit de connaître la situation financière des autres copropriétaires à l’égard de l’immeuble. De plus, le syndic a l’obligation d’informer les copropriétaires des actions introduites par l’association des copropriétaires, en ce compris de celles qui concernent le recouvrement des dettes de certains copropriétaires.
De même, il peut être inopportun qu’un copropriétaire puisse consulter la correspondance échangée entre le syndic et l’avocat de la copropriété en ce qui concerne la procédure qui l’oppose à l’association des copropriétaires.
Dès lors, la frontière entre les documents ou informations à caractère privé ou non-privé n’est pas toujours aisée à déterminer.
Par contre, nous estimons qu’un copropriétaire faisant partie du Conseil de copropriété doit avoir accès à tous les documents de la copropriété vu qu’ils doivent contrôler la gestion du syndic. Dès lors, la réserve de consultation des documents à caractère non-privé ne les concerne pas.
Ou et quand les consulter;?
La consultation des documents doit pouvoir s’exercer dans des conditions normales. Ainsi le contrôle doit pouvoir être exercé durant des heures normales et le syndic doit laisser au copropriétaire un temps raisonnable pour consulter les documents.
La question qui se pose également est de savoir si le syndic doit donner accès aux documents par le biais d’un site internet.
La loi du 2 juin 2010 faisait référence à ce site internet mais la modification législative du 15 mai 2012 a supprimé cette mention de manière à ce que l’utilisation d’un site internet ne soit pas obligatoire.