Tenue des AG des copropriétaires pendant le 2ème confinement
Le Moniteur belge a publié le 24 décembre dernier la loi du 20 décembre 2020 portant des dispositions temporaires et structurelles en matière de justice dans le cadre de la lutte contre la propagation du COVID-19. Les articles 54 à 58 de cette loi concernent les assemblées générales des copropriétaires.
1. MESURES TEMPORAIRES, APPLICABLES DU 1ER OCTOBRE 2020 AU 9 MARS 2021
a. Report des assemblées générales et conséquences :
Les AG peuvent être reportées
Quand ? A la prochaine période de quinze jours prévue par le règlement d’ordre intérieur de votre ACP
Conséquences sur les mandats et le budget :
> La durée des mandats du syndic, des membres du conseil de copropriété, du commissaire aux comptes est prolongée jusqu’à la première AG qui sera tenue après cette période.
> Le contrat entre le syndic et l’ACP est prolongé de plein droit. Le syndic exerce ses compétences conformément aux décisions de la dernière AG et en conformité avec le dernier budget approuvé.
> La durée de validité et délégations de compétences confiées par l’AG au conseil de copropriété est prolongée jusqu’à la prochaine AG.
Bémol : le syndic tient cependant une AG lorsqu’une décision est nécessaire ou sur requête d’un ou de plusieurs copropriétaires possédant 20 % des quotités. Si cette AG ne peut raisonnablement être tenue physiquement ou à distance, une AG écrite peut être appliquée (voir infra 1.b.).
b. Assouplissement temporaire de l’exigence d’unanimité pour la tenue d’assemblée générale écrite
Alors que le code civil exigeait que tous les copropriétaires participent au vote et que toutes les décisions prises le soient à l’unanimité, la loi du 20 décembre assouplit temporairement ces critères en acceptant les quorums et majorités décisionnels des AG en présentiel.
Comment voter ? Les bulletins de vote doivent être réceptionnés par le syndic par voie postale ou électronique dans les 3 semaines après l’envoi de la convocation (ou dans les 8 jours en cas de décision urgente et pour autant que cela soit précisé dans l’ordre du jour).
Les noms des copropriétaires dont les bulletins de vote ont été pris en compte doivent être mentionnés dans le PV.
2. MODIFICATION DU CODE CIVIL : POSSIBILITÉ DE TENIR DES ASSEMBLÉES GÉNÉRALES À DISTANCE
Notons que la loi ne précise aucunement à ce stade comment une AG à distance doit s’organiser, ce qui pourrait faire courir des risques d’annulation devant le juge de Paix. Un groupe de travail réunissant les représentants des copropriétaires et des syndics devrait se réunir prochainement pour définir les modalités des AG à distance ou hybrides.
Concrètement, pour votre copropriété, plusieurs options se présentent :
> Soit l’AG devant se tenir entre le 1er octobre 2020 et le 9 mars 2021 est reportée à la quinzaine prévue dans le ROI d’octobre 2021 – mars 2022
> Soit l’AG est convoquée d’ici le 9 mars 2021 et se tient par écrit.
> Soit l’AG est convoquée d’ici le 9 mars 2021 et se tient de manière digitale
Le SNPC encourage à favoriser d'ici le 9 mars 2021 la tenue d'AG écrites avec un échange d’information par vidéo-conférence pour tous les copropriétaires, à planifier entre l’envoi de la convocation et l’échéance de 3 semaines pour le renvoi du bulletin de vote. Cette recommandation vaut pour toutes les copropriétés de petite taille dans lesquelles les relations entre copropriétaires sont bonnes.
QUESTION D’UN MEMBRE AU SERVICE JURIDIQUE DU SNPC
Nous n’avons pas eu d’assemblée générale en 2020 et le syndic ne nous a adressé aucun compte nonobstant nos demandes.
QUESTION
Aujourd’hui, c’est au sujet du syndic que je me permets de vous contacter.
Dès la signature de l’acte d’achat de mon appartement, soit en juillet 2019, j’ai demandé au syndic qu’il veille à me faire parvenir au plus tôt les décomptes de charges de la Résidence, afin de pouvoir moi-même clôturer les comptes avec l’ancienne locataire. Celle-ci m’ayant été décrite comme assez fantaisiste, je m’étais vue dans l’obligation de faire une petite retenue sur sa caution, mais je ne souhaitais en aucun cas que cette situation perdure.
De prétexte en prétexte, ... manque de temps, attente de l’AG, 1er confinement, vacances d'été, 2ème confinement, ... Le syndic me reporte de mois en mois, nous voici 18 mois plus tard et je ne suis toujours pas en possession de ces décomptes. Situation qui devient très embarrassante car à ce jour je ne sais pas si j’ai eu raison ou si j’ai eu tort d’opérer cette retenue chez l’ancienne locataire.
Certes, l’année 2020 s’est révélée atypique mais beaucoup d’activités à bureau fermé ont pu se poursuivre assez normalement. Le courrier d’autres syndics m’apporte la preuve que les décomptes soit trimestriels, soit annuels ont pu s’établir.
Hormis ma situation personnelle, les autres copropriétaires et moi payons tous des provisions sur charges et nous ne connaissons pas la situation réelle de la trésorerie de la Résidence.
Je me dirige par conséquent vers vous, pour essayer de dénouer cette situation et savoir si le syndic a des droits et des devoirs à notre égard. A-t-il par exemple, l’obligation de nous soumettre les bilans même si la tenue de l’AG ne peut se faire ? AG qui pourrait cependant se tenir par visio-conférence, pour pallier à la problématique de distanciation actuelle, solution à laquelle il ne semble pas adhérer.
RÉPONSE
Pour les problèmes rencontrés avec votre syndic nos réponses sont les suivantes :
> Il n’est pas normal de n’avoir encore pu faire parvenir aux copropriétaires les comptes 2019 et le cas échéant sous réserve d’une approbation ultérieure.
Rien ne justifie cela et les comptes pouvaient être établis sans problème, la tenue ou non de l’AG ne change rien à ce sujet.
> Dans nombre d’autres copropriétés, les syndics ont fait le nécessaire et en outre ont profité de la période juillet à mi-octobre pour tenir les AG non tenues au 30 juin.
> Des dispositions viennent d’être adoptées (voir supra) et permettent la tenue des AG par écrit quitte à prévoir en parallèle une séance en visioconférence. Elles peuvent aussi se tenir par visioconférence.
> Nous vous invitons à écrire au syndic avec d’autres copropriétaires représentants 20% des quotités pour exiger la tenue d’une assemblée générale par écrit avec séance de visioconférence.
Par Valentine Gevers, Administrateur du SNPC-NEMS.